Le détournement de médicaments en milieu hospitalier est une crise insidieuse et silencieuse qui peut paralyser un établissement de santé de l'intérieur. Elle débute par un simple écart d'inventaire et dégénère rapidement en un véritable cauchemar organisationnel, engendrant des pertes financières colossales, des responsabilités juridiques, des incidents liés à la sécurité des patients et une atteinte catastrophique à la réputation de votre clinique.
Pour les gestionnaires et administrateurs de risques, le problème est que le détournement de fonds est souvent un crime d'opportunité. Il est alimenté par des protocoles laxistes, des technologies obsolètes et des failles dans la chaîne de traçabilité.
La plupart des cliniques estiment que leurs protocoles sont « suffisants ». Elles se conforment aux normes minimales – comme le double verrouillage d'une armoire à stupéfiants – et les considèrent comme sécurisées. En réalité, ces exigences minimales sont facilement contournées, exposant ainsi la clinique à de nombreux risques.
Voici les cinq lacunes les plus courantes dans un protocole de lutte contre le détournement de médicaments qui sont susceptibles de créer des risques dans votre établissement actuellement.
Lacune 1 : Le sophisme des « deux clés »
Le problème : la norme est celle des « deux serrures à clé », mais dans de nombreuses cliniques, cela signifie simplement deux clés différentes… qui sont toutes deux accrochées au même crochet dans la salle Pyxis, ou qui sont toutes deux détenues par le même superviseur de quart.
Le risque : Il ne s’agit pas d’une règle impliquant deux personnes, mais d’un inconvénient lié à l’utilisation de deux clés. Ce système n’offre aucune traçabilité en temps réel pour chaque utilisateur. Vous savez que la boîte a été ouverte, mais vous ignorez qui l’a ouverte.
Lacune 2 : La « chaîne de traçabilité » sur papier
Le problème : votre registre « vérifiable » est un registre papier, agrafé à un tableau à l’intérieur du coffre-fort à stupéfiants.
Le risque : les registres papier sont obsolètes. Ils sont sujets à des écritures illisibles, des erreurs de transcription et, plus grave encore, à la falsification. Un détourneur peut facilement falsifier les comptes en enregistrant un médicament comme « gaspillé » ou « administré » et en le dissimulant. Lors d’un audit, l’examen fastidieux de mois de registres papier est une tâche stressante et inefficace qui ne permet pas d’obtenir un enregistrement clair et vérifiable.
Lacune 3 : Accès partagé, absence de responsabilité
Le problème : votre coffre-fort ou votre salle de médicaments est équipé d’une serrure numérique, mais tout le personnel clinique utilise un seul code PIN facile à retenir.
Le risque : un code partagé équivaut à l’absence de code. Il n’implique aucune responsabilité individuelle. En cas de divergence, l’enquête se transforme en une succession de versions contradictoires qui sape le moral de l’équipe et devient impossible à résoudre. Impossible de prouver qui a accédé aux ressources, quand, ni ce qui a été prélevé.
Lacune 4 : L'audit qui prend une semaine
Le problème : Un vérificateur provincial ou de Santé Canada effectue une visite surprise et vous demande de produire les registres d’accès et de distribution d’un narcotique spécifique pour les 90 derniers jours.
Le risque : votre équipe s’active, consultant des registres papier, vérifiant les plannings et recoupant manuellement les fichiers. L’ensemble du processus prend des jours et paraît chaotique et peu professionnel. Un système véritablement sécurisé fournit cette piste d’audit complète, par utilisateur et par médicament, en moins de 60 secondes.
Combler les lacunes : des « serrures » au « contrôle d'accès »
La solution à ces lacunes réside dans un changement technologique et culturel : passer d’un simple coffre-fort à un système de contrôle d’accès intégré .
Un coffre-fort à stupéfiants moderne et sécurisé comble ces lacunes par sa conception même. Il remplace les clés partagées par des identifiants individuels et vérifiables (comme un code PIN, une carte d'accès ou un système biométrique). Il remplace le registre papier par un enregistrement numérique horodaté de chaque interaction : chaque ouverture, chaque fermeture, chaque distribution.
Cette technologie crée une véritable chaîne de traçabilité ininterrompue, transformant un processus à haut risque et source d'anxiété en un flux de travail contrôlé, auditable et sécurisé.
